خصائص تعريف مورد:
- تعريف
المورد من أهم التعريفات ببرنامج المشتريات.
- تعريف المورد يحتوي على البيانات التى تحتاجها المنشأة من مورد
حتى يضمن
إستمرارية العميل على أساس سليم.
- يتم العمل في التعريف على شاشتان(إضافة مورد - تعديل حذف مورد).
- كل شاشة من شاشات التعريف تحتوي على زرار للتخزين وأخر للخروج من
الممكن للمورد أن يتعامل بعدد لانهائي من العملات من الشركة وكل منها يتم
بشكل منفصل من حيث الحركة والرصيد.
- في شاشة الاضافة توجد زرار لإضافة مورد جديد أما في خانة التعديل
والحذف
فتوجد زرار للحذف وأخر للبحث وأيضاً تراجع.
- يمكن الانتقال بين الشاشتان من خلال البار السفلي.
مميزات التعريف:
- يساعد
على وضع كافة بيانات الموردين بشكل مسلسل مما يساعد المستخدم في
الحصول على بيانات منظمة وسليمة للموردين.
- يحدد به المستخدم كل البيانات والمعلومات المتاحة عن المورد
وإسلوب إدخالها.
- يساعد المستخدم بعمل أجندة كاملة لبيانات الموردين سواء بيانات
عامة أو
بيانات محاسبية تساعد على معرفة الموقف الحالي من خلال تقارير الموردين.
- يتم تحديد أسم مندوب الشراء الذي يتعامل مع المورد بحيث يمكن
تحديد
المسؤوليات.
إرشادات للمستخدم:
- يراعي
المستخدم تسلسل الكود وبفضل أن يكون الكود إرشادي للمنطقة وكود
المندوب مثل منطقة القاهرة كود (2) مندوب مشتريات (6) مورد من القاهرة
ويتعامل معه مندوب (6) يفضل أن يبدأ كوده برقم 26.
- يكتب أسم المنشأة حسب وضعة بالسجل التجاري إلى جانب أسم الشهرة
أن
وجود.
- يفضل الدقة وإستكمال كافة البيانات وإن كانت غير إلزامية للتخزين
ماعدا كود
المورد وبيانة ورقمة المحاسبي فهي بيانات إساسية.
- يتصل التعريف بخانات مساعدة (تسمع به من خانات أخري لتعريفات
أخري)
وهي المنطقة - إسم مندوب الشراء - نوع المورد - رقم الحساب ويتم إدخال
البيانات داخل هذه الخانات عن طريق الإختيار من متعدد.
- خانة التعديل أو الحذف يتم إستخدامها في الحالتان الأولي تعديل
بيانات المورد
ويمكن تعديل بيانات المورد بالكامل ماعدا كوده.
- حذف مورد ويتم من خلالها حذف كافة بيانات المورد بما فيها كودة
ولكن لن
يمكن حذفة ما دام قد تمت عليه حركة أو سبق إستخدامه خلال العام أو له رصيد
موجود وهذا لحماية بيانات الشركة.
تأثيرات التعريف:
تؤثر خانة
تعريف المورد في العديد من العمليات سواء في المشتريات(فواتير –
طلبات – مردودات مشتريات) أو في خانة العمليات للمخازن وكذك
بالعمليات بالخزينة كما أن هناك تأثيرات متبادل بينها وبين تعريف
مندوبي الشراء تؤثر في الحسابات العامة في خانة المورد وهل مرتبط
بالحسابات العامة بشكل فردي أو مع مجموع الموردين بحساب واحد وكل
هذه التأثيرات يختلف مردودها حسب طبيعة نشاط كل منشاة وأسلوب
المعالجة المحاسبية بها ويتميز
بالمرونة في التعامل مع كل نشاط ونوعيته.
اسئلة واجوبة:
1- س: هل من الممكن إدخال بيانات موردين
أجانب بالغة الانجليزية مع العلم أني
أعمل على نسخة البرنامج العربية؟
جـ : نعم يمكنك ذلك وهناك خانة لإسم
المورد بالانجليزية وأي خانة أخري
كالعنوان يمكن تحويل الكتابة بها إلى الانجليزية كما يحدث في
ميكروسوفت
ورد.
2-
س: هل من الممكن طباعة بيانات المورد أو
مجموعة المودرين في قائمة حسب البيانات الموجودة بالتعريف؟
جـ : نعم يمكنك ذلك ولكن من خلال خانة
أخري وهي تقاير بيانات الموردين.
3- س: إذا تم إعطاء موردين نفس الكود فماذا
سيحدث لبيانتهما على البرنامج؟
جـ : يستحيل أن يحدث ذلك فالمورد الذي حصل على
الكود أولاً لا يمكن أن
يسمح البرنامج بتكرار إستخدام الكود إلا في حالة حذف البيانات بالكامل
من
عليه وإدخال البيانات الجديدة للمورد الجديد مما يمنع تكرار إستخدام
الكود.
4- س: عندما تقوم الشركة بعملية سداد للمورد
فيتم ذلك ببرنامج الخزينة فكيف من خلال شاشة تعريف
المورد أستطيع أن أري تأثير هذه العملية على
المورد؟
جـ : يتم ذلك في الجزء السفلي فناتج
عملية السداد أو حتي الشراء ينتج عن
حركات مدينة ودائنة وبالتالي يحدد نوعية رصيد المورد وهذا يظهر
بشكل
إجماليات من الحركات لنفس نوع العملة المستخدمة سواء الشراء أو
السداد.
