خصائص تعريف عميل:
- تعريف
العميل من أهم التعريفات ببرنامج المبيعات.
- تعريف العملاء يحتوي على البيانات التى تحتاجها المنشأة من
العميل حتى
يضمن إستمرارية العميل على أساس سليم.
- يتم العمل في التعريف على شاشتان ( إضافة عميل - تعديل حذف
عميل).
- كل شاشة من شاشات التعريف تحتوي على زرار للتخزين وأخر للخروج من
الممكن للعميل أن يتعامل بعد لانهائي من العملات مع الشركة وكل منها يتم
بشكل منفصل من حيث الحركة والرصيد.
- في شاشة الاضافة توجد زرار لإضافة عميل جديد أما في خانة التعديل
والحذف
فتوجد زرار للحذف وأخر للبحث وأيضاً تراجع.
- يمكن الانتقال بين الشاشتان من خلال البار السفلي.
مميزات التعريف:
- يساعد
على وضع كافة بيانات العملاء بشكل مسلسل مما يساعد المستخدم في
الحصول على بيانات منظمة وسليمة للعملاء.
- تحدد من خلالة الشركة حد الائتمان المقترح مما يساعد الشركة فى
عدم الوقوع
فى معاملات غير أمنه ما يقلل بند الديون المعدومة إلى أقصى درجه ممكنة.
- يحدد به المستخدم كل البيانات والمعلومات المتاحة عن العميل
وأسلوب أدخالها.
- يساعد المستخدم بعمل أجندة كاملة لبيانات العملاء سواء بيانات
عامة أو بيانات
محاسبية تساعد على معرفة الموقف الحالي من خلال تقارير العملاء.
- يتم تحديد إسم مندوب البيع الذي يتعامل مع المورد بحيث يمكن
تحديد
المسؤوليات.
إرشادات للمستخدم:
- يراعي
المستخدم تسلسل الكود وبفضل أن يكون الكود إرشادي للمنطقة وكود
المندوب مثل منطقة القاهرة كود (2) مندوب مبيعات ( 14 )عميل من القاهرة
ويتعامل معه مندوب ( 14 ) يفضل أن يبدأ كود برقم 214 .
- يكتب إسم المنشأة حسب وضعة بالسجل التجاري إلى جانب إسم الشهرة
إن
وجود.
- يفضل الدقة وإستكمال كافة البيانات وإن كانت غير إلزامية للتخزين
ماعدا كود
العميل وبيانة ورقمة المحاسبي فهي بيانات أساسية.
- يتصل التعريف بخانات مساعدة ( تسمع به من خانات أخري لتعريفات
أخري )
وهي المنطقة - إسم مندوبي البيع - نوع العميل رقم الحساب ويتم إدخال
البيانات
داخل هذه الخانات عن طريق الاختيار من متعدد.
- خانة التعديل أو الحذف يتم إستخدامها في الحالتان الأولي تعديل
بيانات العميل
ويمكن تعديل بيانات العميل بالكامل ماعدا كوده.
- حذف عميل ويتم من خلالها حذف كافة بيانات العميل بما فيها كوده
ولكن لن
يمكن حذفه ما دام قد تمت عليه حركة أو سبق إستخدامه خلال العام أو له رصيد
موجود وهذا لحماية بيانات الشركة.
تأثيرات التعريف:
تؤثر خانة
تعريف العميل في العديد من العمليات سواء في المبيعات ( فواتير -
طلبات - مردودات - مبيعات ) أو في خانة العمليات للمخازن وكذك
بالعمليات بالخزينة كما أن هناك تأثيرات متبادل بينها وبين تعريف
مندوبي البيع تؤثر في الحسابات العامة في خانة العميل وهل مرتبط
بالحسابات العامة بشكل فردي أو مع مجموع العملاء بحساب واحد وكل
هذه التأثيرات يختلف مردودها حسب طبيعة نشاط كل منشاة وأسلوب
المعالجة المحاسبية بها ويتميز
بالمرونة في التعامل مع كل نشاط ونوعيتة.
أسئلة وأجوبة:
1- س: هل من الممكن إدخال بيانات عملاء
أجانب بالغة الانجليزية مع العلم أني أعمل على نسخة العربية؟
جـ : نعم يمكنك ذلك وهناك خانة لإسم
العميل بالانجليزية وأي خانة أخري
كالعنوان يمكن تحويل الكتابة بها إلى الإنجليزية كما يحدث في
ميكروسوفت
ورد.
2- س : هل يمكن عن طريق
ARM
تتمكن
الشركة من الحفاظ على التدفق النقدى وتساعد على الإستمراريه
المتميزه فى علاقة الشركة مع العملاء؟
جـ : بالطبع يمكن ذلك ومن احد الوسائل حد الائتمان ومدته
والمرتبطه بتعريف
العميل.
3- س: هل من الممكن طباعة بيانات العميل أو
مجموعة العملاء في قائمة حسب البيانات الموجودة بالتعريف؟
جـ : نعم يمكنك ذلك ولكن من خلال خانة
أخري وهي تقاير بيانات العملاء.
4- س: إذا تم إعطاء عملاء نفس الكود فماذا
سيحدث لبيانتهما على البرنامج؟
جـ : يستحيل أن يحدث ذلك فالعميل الذي
حصل على الكود أولاً لا يمكن أن
يسمح البرنامج بتكرار إستخدام الكود إلا في حالة حذف البيانات
بالكامل من
علية وإدخال البيانات الجديدة للعميل الجديد مما يمنع تكرار
إستخدام الكود.
5- س: عندما تقوم الشركة بعملية تحصيل من
عميل فيتم ذلك ببرنامج الخزينة فكيف من خلال شاشة تعريف العميل
أستطيع أن أري تأثير هذه العملية على العميل؟
جـ : يتم ذلك في الجزء السفلي فناتج
عملية التحصيل أو حتي البيع ينتج عن
حركات مدينة ودائنة وبالتالي يحدد نوعية رصيد العميل وهذا يظهر
بشكل
إجماليات من الحركات لنفس نوع العملة المستخدمة سواء الشراء أو
السداد.
