خصائص فواتير البيع:
- فاتورة
البيع هي العملية الرئيسية في برنامج المبيعات.
- فاتورة البيع لا بد أن تحتوي على بيانات دقيقة وكاملة لأهمية
تأثيرها سواء
على المبيعات أو الخزينة أو المخازن والحسابات العامة وهى تعتبر من الخامات
ذات المسئولية القانونية لما تحتوية من أحتساب ضرائب ولوجود أطراف
خارجيين للتعامل ( مصلحة الضرائب بأنواعها – عملاء).
- يتم العمل في العملية على شاشات (إضافة فاتورة بيع – تعديل / خذف
فواتير
البيع).
- من الممكن في الفاتورة الواحدة بيع عدد لا نهائي من الاصناف.
- يمكن الانتقال بين الشاشتان من خلال البار السفلي.
- يتم احتساب الأجمالى والضرائب والخصم وبالتالى الصافي
الكترونياً.
- يمكن العمل داخل هذة العمليه بأكثر من مستخدم فى وقت واحد داخل
شبكة الربط
طالما كل مستخدم يعمل بفاتورة مختلفة عن الأخر والبرنامج يضمن حدوث ذلك.
مميزات عملية فواتير
البيع:
- هي
البديل الألكتروني عن فواتير البيع الدفتري والذي يزيد عن الكفائة
الدفترية
10 أصناف.
- المحافظة على تسلسل الفواتير مهما كانت الظروف.
- أختيار تاريخ الفاتورة بدقة وبشكل واضح.
- تحديد العميل المطلوب بمنتهي الدقة والسهولة وذلك بربط الفواتير
بخانة تعريف
العملاء.
- تحديد ما إذا كان قد تم عمل طلب بيع للفاتورة أم لا مما يمنع
تغيير البنود التي تم
الاتفاق عليها داخل طلب البيع إلا بمعرفة إدارة الشركة.
- السرعة والدقة في كتابة الأصناف بكمياتها وأسعارها التى تم
تحديدها من قبل
في خانة تعريف الصنف وتم تحديدها الأسعار التى يتم تعامل بها مع العميل ذاته
في خانة تعريف العملاء وذلك بمتهي السهولة ودون قصور مما يقلل أهدار
الوقت والجهد.
- إمكانية إحتساب الضرائب والخصم بأنواعهما سواء ضرائب مبيعات أو
ض.أ.ت.ص أو عدم وجود ضرائب حسب نوعية الشركة ودرجة اعفائها أو في
حالة الدول التي لا تطبق نظام الضرائب وكذلك الخصم بأنواعة سواء خصم نسبة
أو خصم نقدي.
إرشادات
للمستخدم:
- يتم
الحصول على التاريخ من خلال نتيجة الكترونية داخل البرنامج مضبوطة
على تاريخ ضبط الحاسب الآلي.
- يتم أختيار العميل حسب تعريفة داخل شاشة تعريف العملاء.
- إذا كان هناك طلب بيع سابق للفاتورة وإدخال رقمه على الفاتورة
ينزل التاريخ
تلقائي ويتم تضيق مدي الفاتورة إلى ما هو داخل طلب البيع فلا يمكن للمستخدم
أن يزيد بند أو كمية عن الموجود بطلب الببيع ولكن يمكن تقليل بند أو كمية في
الفاتورة عن الطلب الأصلي.
- خانة نسبة الخصم والضريبة وضريبة المبيعات يتم إدخال النسبة
المئوية
المقترحة أو المفروضة ثم يقوم البرنامج بإحتساب ناتجها على الفاتورة ذاتها.
- خانة التعديل والحذف يم إستخدمها في تعديل كافة بيانات الفاتورة
ماعدا كود
الفاتورة أي تسلسل لا يمكن تعديلها.
- الحذف يتم من خلاله حذف الفاتورة بكامل بياناتها مع الاخذ في
الأعتبار أنه لا
يمكن الحذف في حالة إجراء عملية مرتبطة بالفاتورة من سداد بالخزينة أو
صرف من المخزن وهذه حماية لعمليات الشركة.
تأثيرات العملية:
تؤثر في
العديد من البرامج مثل المخازن والمبيعات والخزينة والحسابات
العامة فيظهر تأثيرها على كشف حساب العميل وحركته وكذلك على حركة
الأصناف وصرفها والتغير في الضرائب والمعاملات المالية وكذلك في
حساب العملاء والمبيعات والمخزون في الحسابات العامة وكل هذه
التأثيرات يختلف مردودها حسب طبيعة نشاط كل منشأة وأسلوب المعالجة
المحاسبية بها ويتميز
بالمرونة في التعامل مع كل نشاط ونوعيتة.
أسئلة وأجوبة:
1- س: في حالة عمل فواتيرالبيع من أفرع
مختلفة كيف يمكن معالجة ذلك؟
جـ : خانة رقم فاتورة البيع مقسم إلى ثلاث خانات 1-2-3
الاولي ترمز لرقم
الفاتورة وتسلسلها على مدار العام و الثاني يرمز لكود الفرع داخل
الشركة
والثالث يرمز للعام المحاسبي الذي تتم فية الفاتورة مثال فاتورة رقم
617\6\2005 فاتورة رقم 617 لفرع 6 لعام 2005 وهكذا.....
2- س: في حالة عدم عمل طلب بيع هل من الممكن
عمل الفاتورة مباشرتاً؟
جـ : نعم.
3- س: هل تظهر الاسعار بشكل أتوماتيكي وإن
كان ذلك فعلي أي اساس يتم أحتسابها؟
جـ : نعم وتحسب بناء على التالي:
- يتم تحديد اسعار بيع الصنف المختلفة من خلال تعريف الاصناف في
المخازن
سواء أسعار توزيع – جملة – تجزئة – مستهلك.
- يتم تحديد اسعار التعامل مع العميل سواء كانت توزيع – جملة – تجزئة
–
مستهلك وبالربط بين الأثنين ثم ربط ذلك بأسم العميل وكوده داخل
الفاتورة
تظهر الأسعار بمنتهي الدقة ويمكن التعديل فيها من عدمه حسب طبيعة عمل
المنشأة.
4- س: تعمل شركتنا بنظام مندوب البيع ولكل
عميل أو مجموعة عملاء مندوبي يظهر أسمهم بالفاتورة فهل يتم ذلك؟
جـ : نعم فالمندوب مرتبط بالعميل ويظهر أسمة في الفاتورة
في خانة تقارير
فواتير البيع والتي من خلالها طباعة الفاتورة للعميل.
